Verantwoording en control volgens de bedoeling: hoe dan?

Wouter Hart (die het principe van ‘werken volgens de bedoeling’ lanceerde) schreef een prachtig verhaal over verantwoorden en toezicht ‘volgens de bedoeling’. https://www.managementsite.nl/toezicht-anders-verantwoorden

Ik ben het helemaal eens met zijn betoog en ging nadenken over de praktische vertaling ervan. Hieronder mijn samenvatting van zijn artikel, aangevuld met wat ideeën over hoe je het zou kunnen doen.

Alle citaten zijn afkomstig van het artikel van Hart.

Principe van artikel Hart Praktische vertaling naar toezicht en control
Prik de illusie van zeker weten door Control en toezicht risico-gestuurd invullen
Richt je op de bedoeling, niet puur het systeem Audits inrichten als spiegel om van te leren, waarbij maatschappelijk effect centraal staat
Ga op zoek naar het verhaal Maak de PenC cyclus een punt van reflectie om stil te staan bij hoe het gaat
Om te weten moet je ook iets meten Cijfers heb je nodig, maar ze zijn niet alles: ze zijn het begin van een verhaal, die hoort er altijd bij.
Verdiep je in de praktijk Maak een praktijkdag onderdeel van het controleprotocol
Toets het toetsend vermogen Ga als controller naast de manager staan en help om te sturen, stel de vraag aan de professional hoe ze weten of ze het goed doen.
Maak het verschil Durf weg te blijven uit de regel reflex: als er iets misgaat is dit meestal niet de oplossing.

Toelichting op het tabel:

Principe 1: Prik de illusie van het zeker weten door.
‘In plaats van het zeker weten moeten controllers en accountants gaan kijken naar waarschijnlijkheid. In plaats van aantoonbaarheid en garanties naar termen als aannemelijkheid en het vergroten van kans. En in plaats van meetbaar naar merkbaar.’

Praktisch gezien: kijk meer naar de risico dat iets fout gaat, en richt je daarop: maak control veel meer risico-gestuurd. Daar waar er grote risico’s zijn ga je er dieper op in, voor de rest: vertrouw erop dat de meeste mensen het goed willen doen. In dat licht is het hoopgevend dat er ook vanuit de control instituten aandacht hiervoor is: de FAMO organiseert deze maand een bijeenkomst over meer risico-gestuurde control.

Principe 2: Richt je op de bedoeling, niet puur het systeem

Hart gaat hier vooral in op hoe de audit-functie wordt ingevuld. Daarin moet niet op zoek worden gegaan naar of wel aan alle regeltjes is voldaan, maar HOE de regel wordt gehanteerd, als er van wordt afgeweken, is dat in lijn met de maatschappelijke opgave van de organisatie? Ligt daar een professioneel oordeel onder?

Ik zou daaraan willen toevoegen: maak de audits onderdeel van je leervermogen als organisatie. Opzet en uitvoering staan dan in het teken van ‘lessons learned’ en die verspreiden.

Principe 3: Ga op zoek naar het verhaal

Cijfers zijn niet alles. Er gaat heel veel energie in het maken van cijfermatige overzichten, maar er wordt te weinig bij stilgestaan wat het verhaal van en achter die cijfers is. Gesprekken over wat er gebeurd is, waarom, en hoe?

Ik zou daaraan willen toevoegen: maak dát de basis van je Planning en Control cyclus. Niet de cijfers, maar de gesprekken erover moeten centraal staan. Gebruik die als reflectiemoment om met elkaar kritisch stil te staan bij hoe het gaat.

Principe 4: Om te weten moet je ook iets meten

Cijfers helpen om inzicht te krijgen in hoe het gaat. Daarbij is het wel opletten dat niet het cijfer de doelstelling wordt, maar het doel waarover het iets zegt. Wel fijn als je als gemeente minder schooluitval realiseert, nog interessanter is hoe je dat voor elkaar hebt gekregen. Cijfers zijn een begin van een verhaal.

Zie hierbij ook mijn opmerkingen over 3.

Principe 5: Verdiep je in de praktijk

“Zowel cijfers als verhalen gaan over de praktijk, maar ze zijn niet de praktijk. Meelopen en meekijken is essentieel voor toezichthouders.”

Eigenlijk zou een praktijkdag onderdeel moeten zijn van het controleprotocol. Als start ervan dus. Ik denk dat die extra investering voor de toetspraktijk van onschatbare waarde zal blijken te zijn.

Principe 6: Toets het toetsend vermogen

“Wellicht is de beste vraag in het komen tot een oordeel over professionele deskundigheid de vraag hoe de ander zelf weet dat zijn oordeel deskundig is. Het zet de ander aan om verantwoordelijkheid te nemen en op zoek te gaan naar sturingsinformatie om antwoord te geven op zijn eigen probleem. En opeens is de controller niet meer de vijand die controleert wat jij doet, maar je beste vriend die je helpt bij jouw verantwoordelijkheid als professional.”

Hier heb ik niets op toe te voegen. Het is wel een complete omkering van hoe control momenteel wordt ingevuld. En nog lang niet gemeengoed bij de opleidingen. Het komt wel in de buurt van wat ‘business control’ wordt genoemd: integraal en toekomstgericht adviseren. Business control richt zich echter vooral op efficiency en kostenbesparing, minder op toegevoegde waarde, minder op de vraag hoe manager en professional nu weten of ze het goed doen.

Principe 7: Maak het verschil.

De regel-reflex is in grote mate aanwezig in onze samenleving. Als er iets fout gaat moeten er nieuwe regels komen, is de algemene tendens. En de verantwoordelijken moeten ter verantwoording worden geroepen. Hart beargumenteert echter dat het wegblijven van dit reflex juist helpt om de gewenste gedrag tot stand te laten komen. Als mensen zelf voor oplossingen moeten gaan zorgen in plaats van dat er weer nieuwe regels komen, zal je veel eerder een cultuur krijgen van verantwoordelijkheid nemen, leren en professioneel ontwikkelen.

Gepubliceerd door

Angela

Angelawerkt .... is Angela Riddering. Werkzaam bij de overheid en laat die beter werken.

Geef een reactie